أسئلة يطرحها العملاء عن StokSource

ما هو StokSource؟

StokSource منصة واحدة لشراء البضائع وتخزينها ومعرفة تكلفتها. تغطي المسار كاملًا من طلب الشراء، مرورًا بعروض الأسعار وأمر الشراء، وصولًا إلى وصول البضاعة إلى الرف، ومطابقة الفاتورة واعتمادها، ثم تسليم الأرقام إلى برنامج المحاسبة لديك.

وتُباع في ثلاث وحدات يمكن الاشتراك في كل منها على حدة: StokTrack للمخزون، وSourceTrack للمشتريات، وCostTrack لضبط تكلفة الوصفات والأغذية. وتشترك الثلاث في قائمة أصناف واحدة وسجل تدقيق واحد، فلا يُدخل شيء مرتين.

لمن صُمّمت المنصة؟

للشركات التي تشتري بضائع ملموسة وتخزّنها في أكثر من موقع: مجموعات الضيافة والمطاعم والفنادق، وشركات إدارة المرافق والفعاليات، وشركات التجارة والمقاولات. أما وحدة ضبط التكلفة فمصمَّمة للمطابخ تحديدًا.

المنصة مبنية على الممارسة الخليجية: العربية إلى جانب الإنجليزية في كل شاشة ومستند، والسجل التجاري والرخصة التجارية ضمن مستندات المورد الأساسية، والأسعار بعملتك.

ما الذي تقوم به كل وحدة فعليًا؟

يمكنك البدء بوحدة واحدة وإضافة غيرها لاحقًا، دون الحاجة إلى إعادة أي شيء أنجزته في الأولى.

هل يلزمني الاشتراك في الوحدات الثلاث؟

لا. كل وحدة تعمل بمفردها، والفاتورة هي ببساطة مجموع الوحدات التي تشترك بها — ولا توجد رسوم منفصلة للمنصة.

لكنها أفضل مجتمعة. فاستلام البضاعة في المشتريات يُرحّل المخزون في وحدة المخزون، والصنف الذي ينخفض رصيده يُنشئ طلب شراء في المشتريات، وعمليات الاستلام والتحويل والجرد في المخزون تنتقل إلى دفتر التكلفة. كما أن الاشتراك في وحدتين أو أكثر يمنحك خصم 15% على الفاتورة كاملة.

هل المنصة متاحة بالعربية؟

نعم. التطبيق بالكامل ودليلا الاستخدام وبوابة الموردين متاحة بالعربية والإنجليزية، مع تخطيط كامل من اليمين إلى اليسار في العربية. ويختار كل مستخدم لغته بنفسه؛ فهي ليست إعدادًا على مستوى الشركة.

أما المستندات المطبوعة وملفات PDF — أوامر الشراء وعروض الأسعار وقوائم التحويل والتقارير — فتتبع لغة من يطبعها.

هل نحتاج إلى تثبيت أي برنامج؟

لا. يعمل StokSource داخل متصفح الويب على app.stoksource.com، بما في ذلك على الهاتف أو الجهاز اللوحي. ويعمل مسح الباركود في شاشة «مسجّل المخزون» مع أي قارئ USB أو Bluetooth عادي، إذ يُدخل الرمز كما لو كان لوحة مفاتيح.

والجزء المحلي الاختياري الوحيد هو وكيل مزامنة صغير يُستخدم مع أنظمة نقاط البيع القديمة المثبَّتة محليًا والتي لا تستطيع إرسال المبيعات عبر الإنترنت.

كيف تُمرّر الوحدات العمل فيما بينها؟

عبر قائمة أصناف واحدة ومجموعة مستندات واحدة، لا عبر تكامل تحتاج إلى إعداده.

• استلام البضاعة في المشتريات يُرحّل المخزون في وحدة المخزون.
• الصنف الذي يبلغ حد إعادة الطلب يُنشئ طلب شراء في المشتريات.
• عمليات الاستلام والتحويل والجرد في المخزون تصل إلى دفتر التكلفة على هيئة حركات.
• ومبيعات الوصفة تخصم من المخزون نفسه الذي يجرده المستودع.

وإن كنت تشترك في وحدة واحدة فقط، فلا ينقصك شيء من هذا — فالوحدة تعمل بمفردها ببساطة.

كيف أبدأ؟ وهل هناك فترة تجريبية؟

سجّل على app.stoksource.com، وأكّد بريدك الإلكتروني برمز من ستة أرقام، ثم اختر الوحدات التي تريدها. تستمر الفترة التجريبية 14 يومًا ولا تتطلب بيانات بطاقة.

وفي نهاية الفترة التجريبية تضيف بطاقة للمتابعة. لا يُخصم أي مبلغ قبل ذلك، ولا يُخصم شيء تلقائيًا عند انتهاء الفترة.

ما الترتيب المنطقي للإعداد؟

• المواقع أولًا — كل مخزن أو مستودع أو مطبخ تحتفظ فيه بمخزون.
• ثم الأصناف، مع وحدة القياس والفئة، والتكلفة وحد إعادة الطلب متى توفرا.
• ثم الأشخاص: المستخدمون، وأدوارهم، والمواقع التي يحق لكل منهم العمل فيها.
• ثم الموردون، مع دعوتهم إلى البوابة.
• وأخيرًا لضبط التكلفة: وحدات القياس ومعاملات التحويل، ثم الوصفات — فهي تعتمد على وجود الأصناف مسبقًا.

لا يلزم أن يكتمل كل شيء من اليوم الأول. فيمكن استيراد الأصناف دفعة واحدة لاحقًا، ويمكن إضافة المورد في اللحظة التي تحتاج فيها إلى إصدار أمر شراء له.

هل يمكننا نقل قائمة أصنافنا ومورّدينا الحالية؟

نعم. تُستورد الأصناف من Excel أو CSV وتُطابق برمز الصنف (SKU)، فإعادة استيراد ملف مصحَّح تُحدّث البيانات ولا تكررها. ويُستورد الموردون بالطريقة نفسها. وتوفر كل شاشة استيراد ملفًا نموذجيًا يبيّن الأعمدة التي تقرأها بالضبط.

أما الصور فتُرفق من صفحة الصنف نفسها، لا من داخل ملف الجدول.

كم يستغرق حتى يصبح مفيدًا؟

وحدة المخزون تصبح مفيدة في اليوم الذي تُدخل فيه أصنافك ومواقعك — إذ يعمل المخزون حسب الموقع والباركود وسجل الحركة فورًا.

والمشتريات تصبح مفيدة فور قبول مورّديك لدعوات البوابة، وهي عادةً الخطوة الأبطأ ويُستحسن البدء بها مبكرًا. أما ضبط التكلفة فيحتاج إلى وصفات وإلى جرد واحد قبل أن يعطيك تباينًا؛ والقاعدة في الدليل نفسه: «لا جرد، فلا استهلاك فعلي، فلا تباين».

كيف أدعو موردًا؟

من صفحة المورد: الدعوة رابط يُرسل بالبريد الإلكتروني، ويمكنك أيضًا نسخه وإرساله بنفسك. ويضع المورد كلمة المرور الخاصة به ويدخل مباشرة إلى مساحة عملك.

ويختفي زر الدعوة بمجرد انضمام أحد من تلك الشركة، فلا يمكن تسجيل المورد نفسه مرتين عن طريق الخطأ.

كيف أضيف الموظفين وأحدد صلاحياتهم؟

أضف المستخدم، وامنحه دورًا، وحدد المواقع التي يعمل فيها. فالدور يحدد الإجراءات المتاحة له، والمواقع تحدد أين تسري تلك الإجراءات.

وترك المواقع فارغة يعني جميع المواقع، وهو ما تريده عادةً للإدارة الرئيسية، وما لا تريده أبدًا لأمين مخزن فرع.

كم تكلفة الباقات؟

وحدتان أو أكثر تعني خصم 15% على الفاتورة كاملة. كما أن الاشتراك في StokTrack وSourceTrack معًا يمنحك الحد الأعلى بين الباقتين في كل بند، لا مجموع الحدّين.

ماذا لو تجاوزنا عدد المستخدمين أو المواقع في باقتنا؟

اشترِ حزم سعة بدل الانتقال إلى باقة أعلى: 10 مستخدمين إضافيين، أو 2 مشرفين إضافيين، أو 10 مواقع إضافية، بسعر 5$ شهريًا لكل حزمة. أما المساحة التخزينية فلا تُباع منفصلة — فهي تأتي مع الباقة.

المواقع الفرعية مجانية. يمكن إعداد صفوف المستودع أو رفوفه أو غرفه كمواقع فرعية داخله، ولا تُحتسب ضمن باقتك إلا المواقع الرئيسية.

والمساحة التخزينية رصيد واحد للشركة كلها، يُحدَّد بأكبر حد بين باقاتك، وليست رصيدًا منفصلًا لكل وحدة.

كيف تتم الفوترة، وبأي عملة؟

بالبطاقة، شهريًا، عبر MyFatoorah. والأسعار معروضة بالدولار الأمريكي، ويتم الخصم من البطاقة بالريال القطري بسعر صرف ثابت قدره 3.64. ولا يوجد عقد سنوي.

ودورة الفوترة 30 يومًا متجددة من تاريخ اشتراكك، لا شهرًا تقويميًا. وسجل الفواتير والإيصالات موجود في صفحة الباقة نفسها.

ماذا يحدث عند الترقية أو التخفيض؟

الترقية تسري فورًا وتُحتسب بالتناسب مع الأيام المتبقية من الدورة. أما التخفيض فيسري عند التجديد التالي، فتحتفظ بما دفعت مقابله حتى ذلك الحين؛ ولا يوجد استرداد في منتصف الدورة.

والسعر الذي اشتركت به مثبَّت على اشتراكك، فأي تغيير لاحق في أسعارنا المعلنة لا يُعاد احتسابه عليك.

ماذا يحدث إذا فشلت عملية الدفع، أو انتهت الفترة التجريبية دون إضافة بطاقة؟

يتوقف الوصول إلى الوحدات المدفوعة حتى تنجح عملية الدفع، ونعيد محاولة الخصم من البطاقة مرة كل يوم. أما بياناتك فلا تُمس — وتجدها كما هي بمجرد نجاح الدفع.

استثناء واحد يجدر معرفته. الحساب التجريبي الذي مضى على انتهاء تجربته 30 يومًا دون أي دفعة يُعامل معاملة الحساب المتروك: نرسل بريدًا يحدد تاريخ حذف بعد 14 يومًا، وفي ذلك التاريخ تُحذف مساحة العمل وملفاتها. ولا يمس هذا الإجراء إطلاقًا من سبق له الدفع، أو لديه بطاقة مسجَّلة، أو ما زال في مرحلة إعادة محاولة التحصيل.

هل يمكنني إلغاء الاشتراك؟

نعم، من صفحة الفوترة، وتحتفظ بالوصول إلى الوحدة الملغاة حتى نهاية الفترة المدفوعة. ولا توجد رسوم إلغاء ولا مدة إشعار.

وإلغاء وحدة واحدة لا يؤثر على بقية الوحدات.

هل هناك ميزات مقصورة على باقة بعينها؟

معظم الميزات غير مقيدة: فالباركود والصور والتحويلات وتعدد المواقع والتقارير وسجل التدقيق والصلاحيات والنقاش داخل التطبيق متاحة في كل الباقات.

• الاعتمادات والتقارير المتقدمة في المشتريات: باقة الاحترافية فما فوق.
• تصدير القيود المحاسبية والمزامنة المباشرة مع المحاسبة: باقة المؤسسات من SourceTrack.
• مجتمع الموردين (اكتشاف موردين من خارج قائمتك): باقة المؤسسات من SourceTrack.
• إشعارات البريد الإلكتروني: إضافة بـ 2$ شهريًا مع StokTrack.

أما دليل الحسابات وترميز الفواتير فمتاحان عمدًا في كل الباقات — فترميز الفاتورة جزء من العمل اليومي، لا ميزة تُباع بسعر أعلى.

هل يُحتسب الموردون ضمن حد المستخدمين لدينا؟

لا. فحسابات بوابة الموردين مجانية وغير محدودة العدد. وما تحتسبه باقات SourceTrack هو عدد شركات الموردين في قائمتك — 50 في الأساسية، و100 في الاحترافية، وبلا حد في المؤسسات.

أما موظفوك فيُحتسبون ضمن حد المستخدمين، والباقة للشركة بالكامل لا لكل مقعد.

كيف يعمل المخزون حسب الموقع؟

لكل صنف رصيد إجمالي وتفصيل حسب الموقع. وكل موقع إما من نوع «داخل المخزن» حيث تُحتسب البضاعة مخزَّنة، أو من نوع «خارج المخزن» حيث تُحتسب مصروفة — فإرسال الصنف إلى موقع عمل يسجّله خارجًا دون أن يضطر أحد إلى تذكّر تغيير حالته.

ويمكن أن يحتوي الموقع أيضًا على مواقع فرعية — صفوف المستودع أو رفوفه أو غرفه. عندها يوضح التوزيع مكان المخزون بدقة، مثل «المستودع الرئيسي › الصف أ»، واختيار المستودع في عامل تصفية أو تقرير يشمل صفوفه.

وتعرض قائمة الأصناف الرصيد الإجمالي وتوزيعه على المواقع، مع شارة حمراء «منخفض» عند بلوغ حد إعادة الطلب أو النزول عنه.

كيف تعمل التحويلات بين المواقع؟

بخطوتين متقابلتين، لا بنقرة واحدة. فالموقع المرسِل يشحن، وتبقى الكميات في منطقة «قيد النقل» افتراضية لا تخص أي طرف، ثم يؤكد الموقع المستلِم ما وصل فعلًا — بالكمية الحقيقية، وقد تكون ناقصة.

والرفض أو الاستلام الناقص يعيد الكميات إلى المرسِل. والتحويل لا يغيّر إجمالي رصيد الشركة إطلاقًا، بل موضع البضاعة فقط. والإرسال والاستلام صلاحيتان منفصلتان، فلا يلزم أن يكون الشخص نفسه على الطرفين.

وعند تحديد عدة أصناف في قائمة الأصناف تحصل على «قائمة تحويل» قابلة للطباعة — سند تسليم يحمل هوية شركتك مع حقول «سُلّمت بواسطة» و«استُلمت بواسطة» والتوقيع والتاريخ.

توزيع المخزون داخل مستودع واحد ليس تحويلًا. فبين الموقع الرئيسي ومواقعه الفرعية، يتم «النقل» من صفحة الصنف بخطوة واحدة — دون موافقة ودون «قيد النقل»، مع تسجيل الطرفين في سجل الحركة.

هل يمكننا تقسيم المستودع إلى صفوف أو رفوف؟

نعم، بالمواقع الفرعية. في صفحة المواقع، انقر «+ موقع فرعي» على موقع رئيسي، أو عدّل موقعًا موجودًا واختر الموقع الرئيسي الذي يقع داخله. وهناك مستوى واحد فقط: لا يحتوي الموقع الفرعي على مواقع فرعية.

• مجانية — لا تُحتسب المواقع الفرعية ضمن حد المواقع في باقتك.
• لا يراها إلا من أُسند إلى موقعها الرئيسي.
• ينتقل المخزون بين المستودع وصفوفه بخطوة واحدة دون موافقة.
• تستلم المشتريات في الموقع الرئيسي، وتتعامل مراقبة التكاليف مع المواقع الرئيسية فقط — فالمخزون في أي مكان داخل المستودع يشترك في متوسط تكلفة واحد.

يستطيع مدير المخزن إضافة المواقع الفرعية لمستودعه وإعادة تسميتها وحذفها؛ أما إضافة موقع رئيسي فتبقى للمشرف، لأنها تغيّر ما تدفعه الشركة.

هل يمكننا طباعة الباركود ومسحه؟

نعم. لكل صنف ملصق باركود بصيغة Code 128 قابل للطباعة. وتقبل شاشة «مسجّل المخزون» المسح الضوئي — أو إدخال رمز الصنف يدويًا — وتسجّل الحركة؛ وموقع الوجهة هو ما يحدد ما إذا كانت الحركة إدخالًا أم إخراجًا.

وتُولَّد رموز الأصناف تلقائيًا إن لم تُدخل رموزك الخاصة.

كيف يعمل الجرد؟

افتح عملية جرد على موقع، لكل الأصناف أو لمجموعة مختارة منها. يجمّد النظام الرصيد الدفتري، وتُدخل أنت ما جردته فعلًا، ويعرض عمود التباين اللون الأخضر للزيادة والأحمر للعجز. والترحيل يثبّت رصيد كل سطر مجرود ويحفظ كشف الجرد مع اسم من رحّله ووقت الترحيل.

السطر الفارغ ليس صفرًا. فترك السطر فارغًا يعني «لم يُجرد» ويبقى رصيد الصنف كما هو. ولتسجيل أن الرف خالٍ، أدخل 0.

ولا يمكن فتح أكثر من عملية جرد واحدة لكل موقع في الوقت نفسه.

هل يمكن أن يكون للصنف الواحد مقاسات أو ألوان؟

نعم — عبر الأصناف الفرعية. فيمكن أن يحمل الصنف متغيرات تتجمع كمياتها في إجمالي الصنف، فترى الرصيد الإجمالي وتوزيعه على المتغيرات معًا.

والأصناف ذات المتغيرات لا يمكن احتساب تكلفتها في CostTrack؛ إذ يرفضها بدل أن يأخذ متوسط تكلفة متغيرات قد تختلف أسعارها.

ما التقارير المتوفرة في وحدة المخزون؟

المخزون حسب الموقع، والمخزون المنخفض، والتحويلات، والتقييم (الكمية × تكلفة الوحدة، مع مجاميع فرعية لكل فئة ومجموع عام). تختار عوامل التصفية، وترى النتيجة على الشاشة مع سطر للمجاميع، ثم تأخذها بصيغة CSV أو Excel أو PDF أو ترسلها إلى الطابعة مباشرة.

وتحمل التقارير المطبوعة وملفات PDF اسم شركتك وشعارها.

ماذا تعرض لوحة المعلومات؟

الإجماليات موزعة بين «داخل المخزن» و«خارج المخزن»، والحركات خلال آخر 30 يومًا، والتوزيع حسب الموقع والفئة والحالة، والنشاط الأخير.

وهي الشاشة التي تفتحها في بداية الأسبوع لترى إن كان قد تحرّك شيء ما كان ينبغي أن يتحرك.

كيف أضيف صنفًا؟

الاسم والفئة ووحدة القياس — هذا هو الحد الأدنى. اترك رمز الصنف فارغًا فيُولَّد تلقائيًا، واكتب فئة غير موجودة فتُنشأ من فورها.

وهناك حقلان يستحقان التعبئة رغم أنهما اختياريان: تكلفة الوحدة التي يقوم عليها تقرير التقييم، وحد إعادة الطلب الذي يُظهر شارة «منخفض» ويُنشئ طلب الشراء التلقائي.

ماذا تتضمن صفحة الصنف؟

كل ما يخص الصنف في مكان واحد: صوره، وباركود قابل للطباعة، ورصيده في كل موقع، وسجل حركته الكامل، وأصنافه الفرعية إن وُجدت.

والإجراءات موجودة فيها أيضًا — تعديل الرصيد، وتحديث الحالة، وطباعة الباركود، وطلب تحويل، أو إرسال الصنف إلى موقع آخر.

ما أسرع طريقة لتسجيل دخول المخزون أو خروجه؟

شاشة «مسجّل المخزون». امسح الباركود أو اكتب رمز الصنف، واختر الوجهة، فتُسجَّل الحركة. والوجهة هي ما يحدد الاتجاه: فالإرسال إلى موقع مخزن يعني إدخالًا، والإرسال إلى موقع خارجي يعني إخراجًا.

وهي مصممة للاستخدام وقوفًا بقارئ باركود، صنفًا تلو الآخر.

ماذا تعني حالات الصنف؟

«داخل المخزن» و«خارج المخزن» هما الحالتان اللتان تتحركان مع البضاعة، ويحددهما نوع الموقع الذي توجد فيه. أما «مستهلك» و«تالف» فهما نهاية المسار، ويُسجَّلان عمدًا ليخرج الصنف من مخزونك القابل للاستخدام دون حذفه.

ولا يُحذف شيء أبدًا لتسوية الأرقام؛ فالسجل يبقى.

ماذا يحدث إذا أعدت تسمية فئة أو حذفتها؟

إعادة التسمية تُحدّث كل صنف يحمل تلك الفئة، فلا يبقى شيء معلقًا تحت الاسم القديم. والحذف يزيل الفئة من أصنافها دون المساس بالأصناف نفسها.

وقائمة الفئات نفسها هي التي تغذي الإعدادات المحاسبية الافتراضية، لذا فإن إعادة التسمية لا تُفسد ربط الحساب.

من يحق له تعديل الرصيد يدويًا؟

من يملك تلك الصلاحية فقط، وهي الصلاحية نفسها المطلوبة لترحيل الجرد — لأن كليهما يُثبّت في الدفاتر رقمًا لم يشهد أحد وصوله.

أما البقية فيسجلون حركات تترك أثرًا يبيّن ما دخل وما خرج.

كيف تبدو دورة المشتريات كاملة؟

يُنشأ طلب الشراء، أو يصل تلقائيًا من صنف انخفض رصيده. ثم يُطرح على هيئة طلب عروض أسعار (RFQ) على الموردين المعتمدين، فيقدمون عروضهم في البوابة. وتقارن أنت وترسي، فيتحول العرض الفائز إلى أمر شراء يُوقَّع ويُرسل إلى المورد.

ثم تُستلم البضاعة على الأمر، ويرفع المورد فاتورته، فتتحقق المطابقة الثلاثية من الفاتورة مقابل الأمر مقابل الاستلام، وتُرمَّز الفاتورة وتُوجَّه للاعتماد حسب قيمتها، ثم تُعلَّم مدفوعة وتُصدَّر إلى برنامج المحاسبة لديك.

هل يمكن لأحد أن يطلب شراء صنف متوفر لدينا في المخزون؟

لا، افتراضيًا — فالنظام يفضّل أن تحوّله بدل شرائه. فمتى كان الصنف متوفرًا في أي موقع، يُرفض الطلب، ولا يستطيع تمريره إلا من يملك صلاحية الاستثناء (دور مدير المشتريات افتراضيًا).

وهذا أكبر مصدر منفرد للإنفاق الذي يمكن تجنّبه في الشركات متعددة المواقع، ولهذا جُعل قاعدة لا مجرد تنبيه.

هل يمكننا اشتراط حد أدنى من عروض الأسعار؟

نعم، من إعدادات المشتريات. فالإرساء بأقل من الحد الأدنى محجوب، ولا يتجاوزه إلا صاحب صلاحية الاستثناء. وهذه الصلاحية نفسها هي ما يتيح التوريد المباشر — أي إصدار أوامر الشراء من الطلب مباشرة دون طلب عروض أسعار، وهو موجود من أجل قائمة السوق اليومية حيث لا يعقل طلب ثلاثة عروض على الطماطم.

ويُسجَّل كل استثناء في سجل التدقيق مع اسم من استخدمه.

كيف تعمل المطابقة الثلاثية، وماذا لو أخفقت؟

تقارن الفاتورة بأمر الشراء وبما استُلم فعليًا: الأسعار والكميات وما إذا كانت البضاعة قد وصلت أصلًا. وعند الإخفاق تُعرض أوجه الاختلاف سطرًا سطرًا — المفوتر مقابل المطلوب مقابل المستلم، وسعر الفاتورة مقابل سعر أمر الشراء.

• الاعتماد الاستثنائي — صلاحية منفصلة يملكها مدير مالي، لا موظف الحسابات الدائنة الذي رمّز الفاتورة. ويُسجَّل السبب، وتُقرأ الفاتورة بعدها «معتمدة استثناءً من <الاسم>».
• الإعادة إلى المورد — يُرسل إليه السبب الذي تكتبه بالبريد الإلكتروني حرفيًا، وتتوقف الفاتورة المعادة عن الاحتساب على أمر الشراء.

تُضبط سماحيات السعر والكمية من صفحة «مطابقة الفواتير»، وتبدأ من صفر أي مطابقة تامة. وسماحية الكمية تسمح بفوترة أكثر مما وصل، لذا يكون تسجيل الاستلام الحقيقي هو الأفضل عادةً.

نشتري خدمات بلا استلام بضاعة. هل يدعم النظام ذلك؟

نعم. فيمكن تعليم أمر الشراء بأنه لا يتطلب استلام بضاعة، فتخضع فواتيره عندئذٍ لمطابقة ثنائية مع الأمر وحده. ويُسجَّل نوع المطابقة التي مرّت بها الفاتورة، فلا تُخلط المطابقة الثنائية بالثلاثية.

أما الفواتير التي لا أمر شراء لها أصلًا — الإيجار والخدمات والاشتراكات والأتعاب المهنية — فتُدخل مباشرة وتمر بالترميز والاعتماد والتصدير كغيرها.

هل يمكننا تعديل أمر شراء أو إقفاله؟

التعديل يجمّد النسخة السابقة كمراجعة مرقّمة، ويرفع رقم المراجعة، ويلغي إقرار المورد، فيلزمه الإقرار بالشروط الجديدة. ولا يمكنك التعديل إلى ما دون ما فُوتر بالفعل، ورفع القيمة يتطلب صلاحية اعتماد.

والإقفال ليس إلغاءً: فهو ينهي الأمر بسبب مذكور مع الاحتفاظ بسجله. والأمر الذي استُلم وفُوتر وسُدد بالكامل يُقفل نفسه تلقائيًا.

هل تدعمون أوامر الشراء المفتوحة؟

نعم. فأمر الشراء المفتوح يعرض القيمة المطلوبة والمفوترة حتى تاريخه والمتبقية، ويظهر كمفوتر منذ أول سحب منه. والقيمة المتبقية هي السقف الذي يستطيع المورد أن يفوتر في حدوده.

والإشعار الدائن المعتمد يعيد قيمته إلى السقف المتاح على الأمر المفتوح الذي يخصّه.

كيف تنتقل البضاعة من الاستلام إلى المخزون؟

يسجّل الاستلام ما وصل سطرًا سطرًا، والاستلام الجزئي أمر معتاد. أما تسليم البضاعة إلى المخزون فخطوة ثانية مقصودة: تختار المستودع الوجهة، وتحدد تكلفة الوحدة وحد إعادة الطلب، وترسلها كشحنة مرقّمة.

ولا يُرحَّل شيء إلى المخزون حتى يؤكد الاستلامَ أحدٌ في المستودع — ولا يمكن ترحيل الشحنة مرتين.

كيف يُعتمد الموردون؟

عبر قائمة موردين معتمدين بأربع حالات: قيد المراجعة، ومعتمد، وموقوف، ومدرج في القائمة السوداء. ولا يمكن إصدار أمر شراء ولا قبول فاتورة لمورد غير معتمد. ويتطلب الإيقاف أو الإدراج في القائمة السوداء سببًا مكتوبًا.

وتضم صفحة كل مورد مستندات الامتثال الخاصة به، ومراجعة KYC مع تصنيف المخاطر ومؤشرات العقوبات والأشخاص المعرَّضين سياسيًا (PEP)، وبطاقة أداء تقيس الالتزام بمواعيد التسليم، ودقة الفواتير، ومعدل الاستجابة لطلبات عروض الأسعار (RFQ)، ونسبة الفوز.

وتعرض بطاقة الأداء «لا توجد بيانات» حيث لا بيانات، لا 0%، ولا تعطي عمدًا درجة إجمالية واحدة — فرقم واحد يخفي أي الجوانب هو المتعثر أسوأ من أربعة أرقام لا تخفيه.

هل يرى المورد المستندات التي نحتفظ بها عنه؟

لا، والقاعدة أحادية الاتجاه عن قصد. فما يرفعه المورد يُعلَّم بأنه صادر منه ويراه الطرفان. أما ما يرفعه فريقك عن المورد فداخلي ولا يظهر في بوابته إطلاقًا.

وتُتابع تواريخ انتهاء المستندات: إذ يُنبَّه قسم المشتريات ويُرسل بريد إلى المورد قبل 15 يومًا من انتهاء المستند، ثم مرة أخرى بعد انتهائه.

من أين تأتي طلبات الشراء؟

من مصدرين. إما أن ينشئها موظف — بالبحث في قائمة الأصناف المشتركة لا بكتابة نص حر — أو ينشئها المخزون تلقائيًا حين يبلغ الصنف حد إعادة الطلب.

ويمكن تعديل الطلب ما دام مسودة أو مقدَّمًا. وأمر «توريده» يحوّله إلى طلب عروض أسعار معبّأ مسبقًا، وإلغاء جميع طلبات عروض الأسعار يعيد الطلب إلى قائمة الانتظار بدل ضياعه.

ما الغرض من الكتالوج؟

هو قائمة أصنافك مقرونة بأسعار الموردين، مرتبة من الأرخص، مع بيان حالة اعتماد كل مورد. تشتري منه بدل أن تبدأ تفاوضًا جديدًا في كل مرة.

وأمر «طلب عروض» ينشر أصنافًا مختارة على الموردين، فيرونها مؤشَّرة بأنها مطلوبة ويسعّرونها في بوابتهم. ولا يظهر منها إلا ما تنشره أنت — أما بقية قائمة أصنافك فلا تظهر.

ماذا يتضمن طلب عروض الأسعار؟

موعدًا نهائيًا للرد، وموقع التسليم والتاريخ المطلوب فيه، وشروط السداد التي تتوقعها، وملاحظات، ومرفقات مثل المخططات وجداول المواصفات أو جدول الكميات (BOQ). وتبقى المرفقات قابلة للتعديل ما دام الطلب ساريًا، وتُقفل عند الإرساء أو الإلغاء.

ولا يمكن دعوة إلا الموردين المعتمدين في قائمة موردينك.

كيف نقارن العروض؟

من خلال مصفوفة مقارنة تبرز أرخص سعر وحدة في كل سطر وأدنى إجمالي عام، فيتضح على الفور المورد الأرخص في سطرين والأغلى في بقية السطور.

وكل عرض سعر موقَّع إلكترونيًا من المورد، ويحفظ العرض اسم من وقّعه. والإرساء يحوّل العرض الفائز إلى أمر شراء مثبَّت على تلك الأسعار.

كيف يصل أمر الشراء إلى المورد؟

توقّعه — باسمك مكتوبًا مع صورة توقيعك من ملفك الشخصي — ثم تُصدره، فيصل إلى بوابة المورد ويُرسل إليه بالبريد الإلكتروني. وملف PDF بمقاس A4 يحمل هوية شركتك وبياناتها وشروطك وخانتي التوقيع لكلا الطرفين.

ولا يمكن إصدار أمر شراء لمورد غير معتمد في قائمة الموردين.

كيف تعمل شروط السداد وتواريخ الاستحقاق؟

الشروط عدد أيام مسمّى تضبطه مرة واحدة، فينتقل إلى أمر الشراء ثم إلى الفاتورة. ويُحتسب تاريخ الاستحقاق عند إنشاء الفاتورة ويُحفظ — فإعادة التفاوض على الشروط لاحقًا لا تغيّر تاريخ استحقاق فاتورة مسجَّلة في النظام.

فما اتُّفق عليه وقتها هو ما تظل الفاتورة تنص عليه.

هل يمكننا الشراء بأكثر من عملة؟

نعم. فعّل العملات التي تتعامل بها وحدد عملة افتراضية؛ وتحمل عروض الأسعار وأوامر الشراء والفواتير عملتها وسعر صرفها.

وتُعرض الإجماليات لكل عملة على حدة ولا تُجمع أبدًا — فرقم واحد يخلط الريالات بالدولارات لا معنى له.

كيف تسير دورة قائمة السوق اليومية؟

كشف بالحد المعياري لكل صنف مع الرصيد المتوفر لدى المطبخ، فتكون كمية الطلب ببساطة: الحد المعياري ناقص المتوفر. وتقديم الكشف يُنشئ طلب شراء باسم «قائمة السوق» مع التاريخ، ويجمّد الكشف الذي قدّمته.

ومن هناك يمكن أن ينتقل مباشرة إلى أوامر شراء لكل مورد عبر التوريد المباشر، ولهذا وُجد استثناء الحد الأدنى للعروض — فلا أحد يجمع ثلاثة عروض مكتوبة للطماطم في الخامسة صباحًا.

هل يتعين على موردينا الدفع؟

لا. فالتعامل مع أي مشترٍ عبر البوابة مجاني للمورد، مع أي عدد من المشترين، وبلا حد على الأوامر أو الفواتير. تدعوه برابط، فيضع كلمة مرور ويدخل.

والشيء المدفوع الوحيد على جانب المورد اختياري: فالإدراج في دليل «مجتمع الموردين» العام مجاني في السنة الأولى، ثم 20$ شهريًا. وعدم الدفع يلغي الإدراج فقط، ولا يمس تعامله معك إطلاقًا.

ما الذي يستطيع المورد فعله في البوابة؟

• الاطلاع على أوامر الشراء والإقرار بها، أو فتح استفسار على أحدها.
• تقديم عروض الأسعار على طلبات عروض الأسعار، بشروط معبّأة مسبقًا من ملفه، وطباعة العرض على ترويسته الخاصة.
• رفع الفواتير على أمر شراء صادر، برقم فاتورته الخاص.
• تحديث ملف شركته ومستندات الامتثال وبيانات الحوالة البنكية أولًا بأول.
• استخراج تقاريره الخاصة — الأوامر، والفواتير، وسجل العروض، والنشاط الشهري، وكشف حساب مُعمَّر إلى فئات 0–30 و31–60 و61–90 و90+ يومًا.

هل يرى المورد قائمة أصنافنا أو بقية موردينا؟

لا. فلا يرى المورد إلا الأصناف التي تنشرها عمدًا لطلب العروض، إضافة إلى المنتجات التي يضيفها هو. أما بقية قائمة أصنافك ومخزونك وموردوك الآخرون فغير ظاهرة له.

والأسعار التي يقدمها لك المورد خاصة بك وحدك. ويمكن للمورد نفسه أن يخدم عدة مشترين بحساب واحد دون أن ينتقل شيء بينهم.

هل عروض الأسعار موقَّعة قانونيًا؟

كل عرض سعر موقَّع إلكترونيًا: إذ يكتب المورد اسمه الكامل ليقدّمه، ويحفظ العرض اسم من وقّعه. وتحمل أوامر الشراء خانتي توقيع من الطرفين — صورة توقيع المفوَّض لديك، وإقرار المورد المكتوب باسمه.

وإعادة تقديم العرض تحل محل الأسعار السابقة وتتطلب توقيعًا جديدًا.

ما هو «مجتمع الموردين»، وما شارة «موثَّق»؟

المجتمع دليل يضم الموردين المدرجين على مستوى المنصة كاملة، يمكن تصفيته حسب الدولة والفئة — وسيلة للعثور على مورد لا تتعامل معه بعد. وهو جزء من باقة المؤسسات من SourceTrack على جانب المشتري.

«موثَّق» تعني أننا راجعنا المستندات، لا أننا نزكّي أحدًا. فالمورد يرفع سجله التجاري ورخصته التجارية وبطاقته الضريبية وهوية المفوَّض بالتوقيع، ثم يمنح مراجعو المنصة — لا المشترون — الشارة أو يرفضونها. وهي مؤشر ثقة، لا بديل عن إجراءات الاعتماد لديك، ولا يمكن شراؤها.

هل يمكن للمورد إدارة مشترياته هو على StokSource؟

نعم، وبنقرة واحدة من البوابة. فيمكن للمورد إنشاء مساحة عمل خاصة به تنتقل إليها بيانات شركته وشعاره وتوقيعه والمنتجات التي أضافها بنفسه — دون أي شيء يخص مشتريًا.

وتُعرض أسعار بيعه للاسترشاد فقط ولا تُدرج كتكاليف؛ فيبدأ بقاعدة تكلفة نظيفة. ولا تنتقل الأوامر ولا الفواتير ولا عروض الأسعار، ولا يظهر أي شيء في مساحة عمله لأي مشترٍ.

كيف يحصل المورد على حساب؟

إما بقبول رابط دعوة من مشترٍ، أو بالتسجيل بنفسه ببيانات شركته وبيانات التواصل، وقبول شروط الموردين، وتأكيد رمز من ستة أرقام يصله بالبريد.

والمورد الذي يسجّل بنفسه يبدأ في ساحة المجتمع — فيستطيع استكمال ملفه وأن يُعثر عليه، لكنه لا يرى أعمال أي مشترٍ حتى يقبل ارتباطًا معه.

مورّدنا يبيع لعدة شركات على StokSource. هل في ذلك مشكلة؟

لا، بل هذه هي الحالة المعتادة. فحساب واحد يخدم جميع المشترين، مع أداة للتبديل بينهم. والأسعار والمستندات والملفات الخاصة بمشترٍ لا تظهر لمشترٍ آخر إطلاقًا.

ولهذا يقبل الموردون على البوابة طواعية: حساب واحد، لا حساب جديد مع كل عميل.

كيف يبقي المورد أسعاره لدينا محدَّثة؟

من شاشة «أصنافي» لديه. تظهر في أعلاها الأصناف التي طلبت عروضًا عليها، مؤشَّرة بأنها مطلوبة منك؛ فيسعّرها مع تحديد العملة والحد الأدنى للطلب ومدة التوريد.

ويمكن استيراد قائمة أسعار كاملة من ملف جدول — يبيّن ملف نموذجي الأعمدة المطلوبة بالضبط — حيث يربط رقم الصنف الموجود سعرًا به، وينشئ الرقم الجديد صنفًا جديدًا. وتُعطَّل العروض بدل حذفها، فيبقى سجل الأسعار محفوظًا.

ماذا يتضمن كشف حساب المورد؟

كل المستحقات حتى تاريخ اليوم، مُعمَّرة إلى: جارية، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يومًا — متجاهلًا عمدًا أي نطاق تواريخ حدده المورد في التقارير الأخرى، لأن كشفًا مُعمَّرًا عن الشهر الماضي ليس كشف حساب.

ويمكنه طباعته على ترويسته الخاصة، أو تصدير جميع تقاريره في ملف Excel واحد.

ما السؤال الذي يجيب عنه CostTrack؟

السؤال الذي يدور حوله الجدل في كل عملية أغذية ومشروبات: النظري مقابل الفعلي. فالاستهلاك الفعلي هو مخزون أول المدة زائد المشتريات، زائدًا أو ناقصًا التحويلات، ناقصًا جرد آخر المدة. أما النظري فهو ما تقول الوصفات إن المبيعات كان ينبغي أن تستهلكه. ويفسّر الهدر المسجَّل ووجبات الموظفين والضيافة جزءًا من الفارق؛ وما يتبقى هو صافي التباين.

ويترتب على ذلك أمران: أن تكون الوصفات صادقة، وأن تجري الجرد — فلا جرد، فلا استهلاك فعلي، فلا تباين. وتظهر الأرقام من دون جرد، لكنها تُعلَّم بأنها غير مكتملة بدل تقديمها على أنها حقيقة.

هل نعيد إدخال أصنافنا من أجل ضبط التكلفة؟

لا. فالأصناف مكانها وحدة المخزون؛ وضبط التكلفة يضيف إليها ملفًا — وحدة أساس ونوعًا: خام، أو محضَّر، أو مُباع، أو غير مخزَّن. والقاعدة دائمًا: أنشئ الصنف مرة واحدة في StokTrack ثم أدرجه تحت ضبط التكلفة.

وتُقفل وحدة الأساس للصنف عند أول حركة له، لأن تغييرها بعد ذلك يعيد كتابة معنى كل ما رُحّل سابقًا.

كيف تعمل وحدات القياس ومعاملات التحويل؟

يأتي النظام مزوّدًا بالجرام والكيلوجرام والمليلتر واللتر والقطعة والحصة والكرتون والصندوق. أما معاملات التحويل التي لا تحسمها الفيزياء فتُضبط لكل صنف على حدة، لأن كرتون المياه 24 وكرتون الزيت قد يكون 12.

وإذا استخدم سطر وحدة لا يمكن تحويلها إلى وحدة الصنف نفسه، يُرفض عند الإدخال وتبيّن الرسالة ما ينبغي استخدامه بدلًا منها — بدل أن يمر السطر بتكلفة صفرية في صمت.

كيف تعمل نسب الإنتاجية والهدر؟

الإنتاجية هي ما يتبقى بعد التحضير: فدجاج بنسبة 70% يعني أن الكيلو الخام يعطي 700 جرام في الطبق. أما الهدر فهو الفاقد المتوقع أثناء التداول، 2% على صلصة مثلًا. وكلاهما يزيد ما يستهلكه الطبق.

ونسبة إنتاجية 70% لا تجعل الدجاج أرخص — بل تعني أنك تشتري كمية أكبر منه لتقديم الطبق نفسه.

هل يمكن أن تحتوي الوصفة على وصفة أخرى؟

نعم. فالوصفات الفرعية تُحتسب تكلفتها من الأسفل إلى الأعلى، وتعيد احتساب نفسها عند تغير سعر أي مكوّن. وتتداخل حتى 12 مستوى، والوصفة التي تعود إلى نفسها تُرفض بدل أن تدخل في حلقة مغلقة.

ولا تخصم الوصفة من المخزون إلا بعد تفعيلها؛ أما المسودة فيمكن احتساب تكلفتها أثناء العمل عليها دون المساس بالمخزون.

ماذا لو لم تكن للمكوّن تكلفة بعد؟

تُعلَّم الوصفة بأنها غير مكتملة ويُذكر اسم المكوّن الناقص. ولا يُعامل المكوّن على أنه مجاني إطلاقًا — فالصفر يخفّض في صمت تكلفة كل طبق يستخدمه.

وينطبق الأمر نفسه على مكوّن تتعذر تحويل وحدته: يُبلَّغ عنه ولا يُتجاوز في صمت.

كيف تصل المبيعات من نقاط البيع؟

بثلاث طرق: استيراد ملف CSV مُصدَّر من نظام نقاط البيع لديك، أو استقبال المبيعات عبر webhook، أو تشغيل وكيل مزامنة صغير للأنظمة المحلية القديمة. واستيراد الملف نفسه مرتين آمن — فالتكرار ترفضه قاعدة البيانات لا تخمين البرنامج.

انتبه لرموز نقاط البيع غير المربوطة. فرمز المنتج الذي لا يعرفه النظام يُستورد كإيراد لكن يتعذر احتساب تكلفته، فتبدو كل نسب التكلفة أفضل من الواقع. وتعرض قائمة الربط تلك الرموز، ويبيّن تبويب المطابقة حجم الإيراد غير المحتسبة تكلفته في كل يوم.

ماذا يتطلب إقفال الفترة؟

يعرض الإقفال عوائقه قبل أن يتم — استلامات غير مرحّلة، ومبيعات غير محتسبة التكلفة، ومواقع لم يجردها أحد. وبمجرد الإقفال تُقفل الفترة وتتوقف أرقامها عن التغير.

وصلاحية إعادة فتح فترة مقفلة لا تُمنح لأحد افتراضيًا، ولا حتى لمدير الأغذية والمشروبات. فهي قرار مقصود، لا خانة يعثر عليها أحدهم مصادفة.

ماذا تخبرنا به هندسة قائمة الطعام؟

تضع كل طبق في واحد من أربعة أرباع — نجم، وحصان عمل، ولغز، وكلب — بحسب رواجه وربحيته، وترتّبها بالعائد النقدي لكل طبق لا بنسبة التكلفة.

فطبق بنسبة تكلفة 22% يُباع مرتين في الأسبوع يدرّ أقل من طبق بنسبة 38% يُباع أربعين مرة، والترتيب بالنسبة المئوية يخفي ذلك.

هل يستطيع المطبخ رؤية أسعار الموردين؟

فقط إن سمحت بذلك. فأدوار المطبخ ترى الوصفات وتكاليف الأطباق دون أسعار الموردين، وهذا الفصل مطبَّق على الخادم لا مجرد إخفاء في الواجهة.

والأدوار الجاهزة فيه هي: مدير الأغذية والمشروبات، ومراقب التكلفة، والشيف، وأمين المخزن، والمدقق.

هل يمكن حذف قيد إذا أخطأ أحدهم؟

لا. فدفتر التكلفة يقبل الإضافة فقط: والتراجع قيد عكسي، ويبقى القيدان معًا. فما حدث وما صحّحه كلاهما جزء من السجل.

وينطبق الأمر نفسه على مخزون أول المدة المُدخل خطأً — فهو يُعكس ولا يُمحى بالتعديل.

ما الشاشات، وأين يوجد كل شيء؟

• ضبط التكلفة — الأرصدة المتوفرة، والدفتر، وترحيل الحركات، والإعداد.
• الوصفات — الوصفات والوصفات الفرعية ومنتجات القائمة.
• المشتريات — الاستلامات، وأوامر الشراء، وطلبات الصرف، والتحويلات، والإنتاج، وسجل الأسعار.
• العمليات — التقرير اليومي السريع، والمبيعات، والهدر، والجرد، والتباين.
• استيراد المبيعات — استيراد المبيعات، وروابط webhook، وقائمة الربط، وسجل الاستيراد، والمطابقة.
• التحليل — هندسة قائمة الطعام، والوفورات، وتحليل المشتريات، والتنبيهات وقواعدها.

بأي ترتيب أُعدّ CostTrack؟

وحدات القياس ومعاملات التحويل لكل صنف، ثم المواقع بإعدادات التكلفة الخاصة بها، ثم أنواع الأصناف، ثم فترة محاسبية، ثم مخزون أول المدة، وبعد ذلك فقط الوصفات.

والترتيب مهم: فكل خطوة تعتمد على التي قبلها، والوصفات التي تُكتب قبل ضبط الوحدات لا بد من مراجعتها من جديد.

أي طريقة لاحتساب التكلفة نستخدم؟

المتوسط المتحرك، ما لم يكن لديك سبب محدد لغير ذلك — فهو يتعامل مع التوريدات غير المنتظمة أفضل من «الوارد أولًا صادر أولًا»، والتوريد غير المنتظم هو واقع معظم المطابخ.

ويُستحسن عادةً إبقاء السماح بالرصيد السالب مفعّلًا في البداية: فالمطبخ الذي لا يستطيع ترحيل بيع لأن الأوراق متأخرة يتوقف عن استخدام النظام.

ما أنواع الأصناف، وكيف أختار النوع المناسب؟

«خام» هو ما يُشترى ويُستخدم كمكوّن. و«محضَّر» هو ما يُصنع داخليًا ويدخل في غيره. و«مُباع» منتج نهائي في القائمة لا يُحتفظ به في المخزون. و«غير مخزَّن» هو كل ما تشتريه ولا تجرده.

وقارورة الماء التي تُباع كما هي صنف «خام» مع تفعيل خيار «يُباع أيضًا كما هو» — لا «مُباع». فالأصناف المُباعة تُطهى، وقارورة الماء لا تُطهى.

لماذا تظهر رسالة أنه لا توجد فترة تغطي هذا التاريخ؟

لأنه لا يمكن الترحيل إلى تاريخ لا تغطيه فترة محاسبية — وهذا ما يُبقي الشهر المقفل مقفلًا. أنشئ الفترة، أو رحّل إلى تاريخ داخل فترة مفتوحة.

وهو أيضًا الحاجز الذي يمنع توريدًا متأخرًا من أن يستقر بهدوء في شهر سبق أن أصدرت تقاريره.

ما الفرق بين أمر الشراء والاستلام هنا؟

أمر الشراء نية ولا يحرّك المخزون إطلاقًا، أما الاستلام فيحرّكه. وحتى تُستلم البضاعة لا يتغير شيء في أرصدتك ولا في تكاليفك.

ويمكن توزيع الشحن والجمارك على الاستلام ضمن التكلفة الشاملة — بحسب القيمة، أو بحسب الكمية، أو دون توزيع — وترى الأثر قبل الترحيل.

كيف نعالج الهدر ووجبات الموظفين والضيافة؟

سجّلها مع ذكر السبب. ويُصنَّف كل سبب على أنه قابل للتحكم أو غير قابل له، ويُخصم الهدر المسجَّل من التباين باعتباره مفسَّرًا، فيبقى الجزء الذي لا يستطيع أحد تفسيره.

ولا يُرتَّب في تقرير الوفورات المحتملة إلا الهدر القابل للتحكم، إذ لا جدوى من ترتيب ما لم يكن بوسع أحد منعه.

كيف تعمل طلبات الصرف والتحويلات والإنتاج بين المطابخ؟

طلب الصرف يطلب؛ واعتماده يُنشئ تحويلًا بحالة مسودة، يبقى على أحدهم أن يرسله. وإنشاء طلب الصرف واعتماده صلاحيتان منفصلتان.

ويُرحَّل التحويل عند الطرفين عبر موقع «قيد النقل» مخفي، ويصل بالتكلفة التي غادر بها؛ وأي عجز عند الوصول يُرحَّل كهدر في الموقع المستلِم. أما الإنتاج فينقل تكلفة المدخلات كاملة إلى المخرجات، ويُبلغ عن أي عجز باعتباره تباينًا في الإنتاجية.

ما التنبيهات، وهل علينا إغلاقها؟

ترتفع من تلقاء نفسها — ارتفاع سعر، أو صنف تكلفته أعلى مما تقوله وصفته، أو مخزون راكد — وتُغلق من تلقاء نفسها عند زوال السبب، كل ساعة أو عند الضغط على «تشغيل الفحوصات».

ولا يتراكم شيء على هيئة قائمة مهام تُشطب؛ فالقائمة تعكس ما هو قائم الآن.

هل يمكننا نقل وصفاتنا من ملف جدول؟

نعم. فالوصفات ومنتجات القائمة والأصناف ومعاملات التحويل تُصدَّر وتُعاد استيرادها بالملف نفسه، فرحلة الذهاب والعودة عبر ملف الجدول أسلوب عمل مدعوم لا حيلة ترحيل لمرة واحدة.

وهي أيضًا الطريقة التي تُدخل بها معظم المطابخ أول خمسين وصفة لديها.

كيف تُرمَّز الفاتورة؟

على دليل حساباتك أنت، الذي تُدخله يدويًا أو تستورده من ملف CSV — الحسابات والرموز الضريبية ومراكز التكلفة. والحساب حقل إلزامي؛ أما مركز التكلفة والرمز الضريبي فاختياريان، لأن شركات كثيرة لا تعمل بمراكز تكلفة، وفرض مركز صوري على كل فاتورة أسوأ من تركه فارغًا.

والترميز على مستوى الفاتورة لا على مستوى السطر. ويُحفظ ما رُمّزت إليه الفاتورة كنسخة ثابتة إلى جانب معرّف الحساب، فإعادة تسمية حساب في العام القادم لا تغيّر ما تنص عليه فاتورة قديمة.

والفاتورة التي تصلك بالبريد يمكن تسجيلها مقابل أمر الشراء الخاص بها مع إرفاق ملف المورّد، فتُطابَق بعدها كغيرها.

هل يمكن لفئة الصنف أن تقترح الحساب تلقائيًا؟

نعم. فيمكن أن تحمل كل فئة أصناف حسابًا ورمزًا ضريبيًا افتراضيين، وتفتح شاشة الترميز عليهما مع ذكر الفئة التي أخذتهما منها. وإذا شملت الفاتورة عدة فئات، يعتمد النظام الفئة ذات القيمة الأكبر في المستند ويبيّن النسبة التي تغطيها.

وهو إعداد افتراضي لا قاعدة ترحيل: فبإمكان من يرمّز الفاتورة تغيير أي شيء قبل الإرسال، ويتحقق النظام مما يُرسل فعلًا.

كيف تصل البيانات إلى برنامج المحاسبة لدينا؟

بطريقتين، وكلتاهما ضمن باقة المؤسسات من SourceTrack. إما تصدير ملف، أو ربط مزامنة مباشرة تدفع كل فاتورة فور اعتمادها.

• تصدير الملفات: ملف CSV عام لقيود القيد المزدوج يناسب Sage ومعظم برامج الاستيراد، وصيغة IIF لـ QuickBooks Desktop، وQuickBooks Online، وXero، وZoho Books، وسندات XML لـ Tally، وفواتير الموردين في Odoo.
• المزامنة المباشرة: اربط QuickBooks Online عبر تسجيل دخول مباشر، أو Odoo برابط خادمك واسم قاعدة البيانات وبيانات الدخول ومفتاح API. واعتماد الفاتورة يضعها في قائمة الإرسال فتصل خلال دقائق.

وتوضح شاشة التصدير أي الصيغ جُرّبت فعليًا باستيراد كامل، وأيها بُنيت وفق القالب المنشور لكننا لم نختبرها بعد. فمن حقك أن تعرف ذلك قبل ترحيل فترة كاملة.

ما الذي يمنع فاتورة معيبة من الوصول إلى دفتر الأستاذ؟

لا تُصدَّر إلا الفواتير المعتمدة أو التي بدأ سدادها أو المدفوعة. وتعمل المعاينة أولًا فتذكر كل فاتورة يتعذر تصديرها والسبب — غير معتمدة، أو غير مرمَّزة لحساب، أو بلا اسم مورد، أو إجماليها صفر، أو ضريبة قيمة مضافة وإجمالي فرعي لا يساويان الإجمالي.

وتُصدَّر ضريبة القيمة المضافة دائمًا في سطر مستقل، وكل قيد متوازن، وتبقى المبالغ بعملة المستند مع سعر الصرف إلى جانبها، ولا يُصدَّر شيء مرتين.

كيف تعمل الإشعارات الدائنة؟

يُنشأ الإشعار الدائن من الفاتورة التي يخصمها ولا يمكن أن يتجاوز قيمتها. ولا يُعتد إلا بالإشعار المعتمد: فهو يعيد السقف المتاح على أمر الشراء المفتوح، ويُصدَّر بصيغة مستند الإشعار الدائن في البرنامج الذي تستخدمه.

وZoho Books هو الاستثناء — إذ يستورد الإشعارات الدائنة على حدة، فتُستبعد من الملف ويخبرك التنزيل بعددها وسبب استبعادها.

من يحق له تعليم الفاتورة بأنها مدفوعة؟

من يملك تلك الصلاحية فقط، وهي عادةً للإدارة المالية. والزر ليس معطّلًا لغيرهم فحسب — بل لا يظهر أصلًا.

أما توجيه الاعتماد نفسه فيقوم على القيمة، فالفاتورة الأكبر تصعد إلى معتمِد أعلى.

هل أنتم جاهزون لضريبة القيمة المضافة في قطر؟

البنية جاهزة: رموز ضريبية بنسبها في دليل الحسابات، ورمز ضريبي على كل فاتورة، وتصدير ضريبة القيمة المضافة في سطر مستقل، ورمز ضريبي افتراضي لكل فئة أصناف ليُقترح التعامل الصحيح بدل الاعتماد على الذاكرة.

والنسب تضبطها أنت، فعند إعلان نسبة أو تعديلها تضيف رمزًا ضريبيًا أو تعدّله — دون الحاجة إلى أي تحديث للنظام.

هل يمكننا استيراد دليل حساباتنا؟

نعم — تُستورد الحسابات والرموز الضريبية ومراكز التكلفة من ملفات CSV، ويوفر كل تبويب قالبًا يبيّن الأعمدة المطلوبة بالضبط. ورمز الحساب هو المفتاح، فإعادة استيراد ملف مصحَّح تُحدّث الصفوف المطابقة بدل تكرارها.

ويجب أن يكون نوع الحساب واحدًا من: مصروف، أو أصل، أو التزام، أو حقوق ملكية، أو إيراد؛ وأي قيمة أخرى تُقرأ على أنها مصروف.

ماذا يحدث لحساب توقفنا عن استخدامه؟

عطّله — فلا يُحذف شيء من دليل الحسابات إطلاقًا، لأن كل فاتورة رُمّزت إليه تشير إليه. والحساب المعطَّل يختفي من شاشة الترميز ويبقى ظاهرًا على الفواتير القديمة.

كما تحتفظ الفواتير بنسخة ثابتة من اسم الحساب وقت ترميزها، فإعادة التسمية لاحقًا لا تعيد كتابة التاريخ.

كيف تعمل الأدوار؟

تأتي أدوار «مشرف» و«مدير مخزن» و«إدخال بيانات» و«مطَّلع» جاهزة، ويمكنك بناء أدوارك الخاصة من مصفوفة خيارات — إضافة الأصناف أو تعديلها، وتسجيل الحركات، وإرسال التحويلات، واستلامها، وإدارة المواقع، وعرض التقارير، وغير ذلك.

وللمواقع صلاحيتان: «إدارة المواقع» للمواقع الرئيسية — وهي التي تحتسبها باقتك — و«إدارة المواقع الفرعية» التي يملكها مدير المخزن افتراضيًا، وتقتصر على تنظيم الصفوف والرفوف داخل مواقعه الرئيسية.

وتسري التغييرات فورًا. والصلاحيات صارمة: فامتلاك ميزة رئيسية لا يمنح ضمنًا ما يندرج تحتها.

هل يمكننا حصر الموظفين في فروعهم؟

نعم. يُسنَد إلى كل مستخدم موقع أو أكثر، وتركها فارغة يعني جميع المواقع. ومن يُحصر في موقع يستطيع رؤية المخزون على مستوى الشركة، لكنه لا يستطيع التعديل أو التحريك أو الشحن إلا في موقعه.

ويُسنَد الموظفون إلى المواقع الرئيسية، والموقع الرئيسي يشمل مواقعه الفرعية: كل من يُسنَد إلى مستودع يرى صفوفه ويعمل فيها، ولا يراها غيرهم إطلاقًا.

ولهذا يجب أن يلبّي الفرعُ الآخر الطلبَ بنفسه بدل أن يمد أحد يده إلى مخزونه.

ماذا يُسجَّل في سجل التدقيق؟

من فعل ماذا ومتى، على جانبي المنصة، مع عامل تصفية يفصل نشاط موظفيك عن نشاط بوابة الموردين. فالاستثناءات، والاعتمادات الاستثنائية، وتغييرات حالة المورد، وقرارات الترميز، كلها تترك أثرًا.

وللمخزون سجل حركة دائم خاص به: التاريخ، والصنف، والإدخال أو الإخراج، والموقع، والشخص، والملاحظات.

كيف تُفصل بياناتنا عن بيانات العملاء الآخرين؟

بيانات كل عميل في قاعدة بيانات مستقلة، لا في جداول مشتركة مع شركات أخرى، ويدخل المشترون والموردون من بوابتين منفصلتين بجلستين منفصلتين.

أما الملفات — الصور وفواتير PDF ومستندات الموردين — فتُخزَّن ضمن مساحة عملك وتُقدَّم عبر HTTPS.

هل يمكننا تصدير بياناتنا؟

نعم، في أي وقت ودون الرجوع إلينا. فالأصناف والأرصدة والتحويلات والتقييم والفواتير والوصفات ومنتجات القائمة ومعاملات التحويل تُصدَّر جميعها إلى CSV أو Excel أو PDF، وتُعاد استيراد ملفات الكتالوج المصدَّرة بالصيغة نفسها، فرحلة الذهاب والعودة عبر ملف الجدول أسلوب عمل مدعوم.

ويستطيع الموردون تصدير قوائم أسعارهم وتقاريرهم بالطريقة نفسها.

كيف تُوجَّه الاعتمادات؟

حسب القيمة. فالفاتورة المرمَّزة تذهب إلى المعتمِد الذي تغطي صلاحيته المبلغ، وتعديل أمر الشراء الذي يرفع قيمته يحتاج إلى صلاحية اعتماد تناسب القيمة الجديدة.

ويُحفظ الاعتماد واسم المعتمِد ووقته مع المستند.

هل يمكننا منع المطبخ من رؤية أسعار الموردين؟

نعم، والمنع مطبَّق على الخادم لا مجرد إخفاء في الشاشة. فأدوار الشيف ترى الوصفات وتكاليف الأطباق دون أسعار الموردين؛ وتقارير المشتريات تحتاج إلى صلاحية منفصلة لإظهار الأسعار.

وهو الترتيب المعتاد في الفنادق: الشيف مسؤول عن الوصفة، ومراقب التكلفة مسؤول عن السعر.

ماذا يحدث عند ترك أحد الموظفين للشركة؟

عطّل حسابه؛ فلا يعود قادرًا على تسجيل الدخول، وتتوقف مواقعه ودوره عن السريان فورًا.

ويبقى اسمه على ما قام به — إذ يحتفظ سجل التدقيق بالاسم الظاهر ليبقى السجل مفهومًا بعد سنوات.

…إصدار أمر الشراء هذا؟

لأن المورد غير معتمد في قائمة الموردين — فهو قيد المراجعة أو موقوف أو مدرج في القائمة السوداء. اعتمده من صفحته، أو اختر موردًا آخر.

والقاعدة نفسها تمنع قبول فاتورة من مورد غير معتمد.

…استلام أكثر مما يذكره الأمر؟

التسليم الأكبر من الأمر مرفوض افتراضيًا: فهو بضاعة وأموال لم يوافق عليها أحد. ومن يحمل صلاحية «استلام أكثر مما طُلب» يمكنه تسجيل ما وصل فعلًا مع سبب يُحفظ على الأمر.

وإذا كانت الزيادة متفقًا عليها فعلًا، فعدّل الأمر بعدها إلى الكمية والقيمة الجديدة ليقول الأمر والاستلام والفاتورة الشيء نفسه.

…طلب شراء صنف نحتاجه فعلًا؟

لأنه متوفر في مخزون أحد مواقع الشركة، والتحويل أرخص من شرائه مرة أخرى. ومن يملك صلاحية الاستثناء يستطيع تمرير الطلب رغم ذلك، ويُسجَّل الاستثناء.

وإن كان رصيد المخزون خاطئًا، فالحل الصحيح جرد لا استثناء.

…إرساء طلب عروض الأسعار هذا؟

لأن شركتك تشترط حدًا أدنى من العروض، وما لديك أقل منه. تابع العروض الناقصة، أو اطلب من مدير المشتريات استثناء هذا الإرساء من القاعدة.

والتوريد المباشر — أوامر شراء من الطلب مباشرة دون طلب عروض — مشروط بالاستثناء نفسه.

…اعتماد هذه الفاتورة؟

إما أن المطابقة الثلاثية لم تنجح، وإما أن الاعتماد رغم إخفاق المطابقة ليس من صلاحياتك. فالاعتماد الاستثنائي صلاحية منفصلة، تكون عادةً لمدير مالي، ويُسجَّل فيها من اعتمد ولماذا.

والبديل إعادة الفاتورة إلى المورد مع ذكر السبب، ويصله السبب حرفيًا.

…ترميز فاتورة إلى حساب بعينه؟

لأن الحساب إما معطَّل وإما معلَّم بأنه غير صالح لفواتير الموردين. وكلا الأمرين مقصود: فدليل الحسابات قد يضم حسابات حقيقية لا شأن لها باستقبال فاتورة مورد.

اختر حسابًا آخر، أو اطلب ممن يملك صلاحية دليل الحسابات تعديل إعدادات ذلك الحساب.

…حفظ سطر الوصفة هذا؟

لأن وحدة السطر لا يمكن تحويلها إلى الوحدة التي تُحتسب بها تكلفة المكوّن — كقطع من بهار يُشترى بالكيلو مثلًا. وتذكر الرسالة كلتا الوحدتين.

فإما أن تستخدم وحدة الصنف نفسها، وإما أن تضيف معامل تحويل لذلك الصنف أولًا، مثل: الكرتون يساوي 24 قطعة.

…تغيير وحدة الأساس لصنف؟

لأنها تُقفل بمجرد تسجيل أول حركة على الصنف. وتغييرها بعد ذلك يعيد كتابة معنى كل قيد سبق ترحيله عليه.

أما نوع الصنف وكونه قابلًا للبيع فيظلان قابلين للتعديل؛ الوحدة وحدها هي الثابتة.

…إعادة فتح فترة مقفلة؟

لأن هذه الصلاحية لا يملكها أحد افتراضيًا — ولا حتى مدير الأغذية والمشروبات. فهي تُمنح عن قصد، لشخص بعينه، لأن إعادة فتح فترة تغيّر أرقامًا سبق أن أبلغ بها أحدهم.

والإقفال يخبرك بعوائقه أولًا: استلامات غير مرحّلة، ومبيعات غير محتسبة التكلفة، ومواقع لم يجردها أحد.

…تصدير فاتورة إلى برنامج المحاسبة لدينا؟

لأن المعاينة تذكر سبب استبعاد كل فاتورة: لم تُعتمد بعد، أو غير مرمَّزة لحساب، أو بلا اسم مورد، أو إجماليها صفر أو بالسالب، أو إجمالي فرعي وضريبة قيمة مضافة لا يساويان الإجمالي.

فلا يصل إلى دفترك شيء غير معتمد، ولا يُصدَّر شيء مرتين.

…نقل موقع إلى داخل موقع آخر؟

هناك مستخدمون مُسنَدون إلى ذلك الموقع مباشرة — وتذكر الرسالة عددهم. فالمستخدمون يُسنَدون إلى المواقع الرئيسية فقط، ولذلك لا يمكن تحويل موقع عليه موظفون إلى موقع فرعي قبل نقلهم: وإلا توقف احتساب إسنادهم ورأوا فجأة جميع المواقع.

افتح «المستخدمون» وأسند كلًّا منهم إلى الموقع الرئيسي بدلًا منه — فهو يشمل مواقعه الفرعية — ثم أعد المحاولة. كما لا يمكن نقل موقع له مواقع فرعية إلى داخل موقع آخر.

ما المستندات التي يمكننا طباعتها؟

أوامر الشراء وعروض الأسعار بمقاس A4 تحمل هوية شركتك وبياناتها وشروطك وخانتي التوقيع؛ وقوائم التحويل على هيئة سندات تسليم بحقول توقيع؛ وملصقات الباركود؛ وكل تقرير بصيغة PDF.

ويأتي شعارك وشروطك من ملف الشركة، فيظهران على كل مستند دون أن يلصقهما أحد يدويًا.

من تصله رسائل البريد، وبأي شأن؟

تصل الموردين رسائل عند إصدار أمر شراء، أو إعادة فاتورة مع سببك حرفيًا، أو قرب انتهاء أحد مستنداتهم. أما موظفوك فتصلهم إشعارات عند الإشارة إليهم في النقاشات، وعند وجود اعتمادات بانتظارهم، وعند قرب انتهاء المستندات.

وإشعارات البريد الإلكتروني لوحدة المخزون إضافة بـ 2$ شهريًا؛ أما الإشعارات داخل التطبيق فمشمولة.

هل يوجد دليل استخدام داخل المنتج؟

نعم — دليل كامل لموظفيك، وآخر مخصص للموردين، وثالث لضبط التكلفة، جميعها بالعربية والإنجليزية مع صور للشاشات. وهي داخل التطبيق لا في ملف PDF يتقادم.

وهذه الأسئلة الشائعة هي النسخة المختصرة؛ أما الأدلة فهي النسخة المطوَّلة.

كيف نحصل على الدعم؟

افتح تذكرة من داخل التطبيق — بفئات للمسائل التقنية والفوترة والتحسينات والحساب والاستفسارات العامة، مع تحديد الأولوية وإرفاق الصور وتسلسل الردود. أو راسلنا على support@stoksource.com.

وتذاكر الدعم الخاصة بالمورد تصل إلينا، لا إلى المشتري الذي يتعامل معه.

هل تقبلون طلبات إضافة ميزات؟

نعم، عبر نظام التذاكر نفسه تحت فئة «تحسين». وكثير مما ورد في هذا المستند بدأ كطلب من أحد العملاء.

وإذا تصرّف المنتج بطريقة تفاجئك، فذلك يستحق تذكرة أيضًا — فالمفاجأة تعني عادةً أن الخطأ في المنتج لا في المستخدم.

من أين تأتي شروطنا وتواقيعنا؟

شروط وأحكام أوامر الشراء لديك محفوظة في ملف الشركة وتُطبع على كل أمر. وكذلك شعارك على الأوامر والتقارير وقوائم التحويل.

أما صورة التوقيع الشخصي فيضبطها كل شخص في ملفه الخاص، وتظهر عند توقيعه أمر شراء.